Comptes annuels

Si l’association connaît des difficultés financières faute de moyens, que les dépenses budgétées sont plus importantes que les recettes escomptées et qu’aucun autre moyen n’est disponible, elle doit être assainie. Il est alors nécessaire d’adapter le budget et/ou de dégager d’autres ressources. L’assainissement peut se faire soit par des mesures d’économie soit par l’apport de moyens supplémentaires.

Le comité établit un budget sur la gestion des fonds pour l’année à venir en même temps qu’il planifie les activités de l’association. On fait figurer dans le budget une estimation des revenus et quel montant va être destiné à quelle fonction ou activité. Selon ce que prévoient les statuts, le budget peut devoir être soumis à l’assemblée générale pour information ou approbation. Comme le budget donne des renseignements sur l’avenir de l’association, il est important d’en informer l’assemblée générale.

L’objectif du controlling est de récolter, de traiter, d’analyser et de communiquer des données qui serviront de préparation à la prise de décisions. C’est un instrument important dans la planification et la fiscalité aussi bien au niveau opératif que stratégique. Souvent, ces rapports réguliers de controlling aux organismes octroyant des subventions font partie intégrante des contrats de prestations. Ils contiennent également des statistiques sur le recours aux prestations de service ainsi que des budgets et leur interprétation.

Question

Pour donner une nouvelle dynamique à notre association, le comité a augmenté le budget pour produire de nouveaux prospectus, du matériel publicitaire et lancer une action spéciale.  Nous sommes convaincus que l’association peut se permettre ces frais supplémentaires, certes conséquents, mais ne savons pas si les membres partagent cet avis.
En tant que présidente de l’assemblée, comment réagir à un éventuel rejet du budget par l’assemblée générale?

Réponse

Dans votre association, il revient à l’assemblée générale d’approuver le budget. Le comité ou la présidente de l’assemblée doivent donc être bien préparés et munis d’arguments percutants. Il est par ailleurs important que l’ensemble du comité appuie la proposition et présenter les chiffres avec transparence pour que les membres puissent les comprendre. Il peut être utile de présenter un plan financier à plus long terme.

Les membres peuvent également demander certaines modifications de la proposition de budget; il ne s’agit pas de tout accepter ou de tout refuser en bloc. Si le budget semble être menacé, la présidente de l’assemblée peut demander aux membres ou à certains votants de proposer des coupes ou éventuellement de proposer elle-même des réductions où cela lui semble supportable.
Il s’agit par ailleurs de respecter les règles du jeu démocratique de l’association.

Question

Pour un jubilé imminent, notre chœur a prévu la publication d’une brochure et a fait approuver à cet effet un budget de Fr. 500 par l’assemblée générale. Nous constatons maintenant avoir clairement sous-estimé les coûts. Devons-nous demander aux membres de voter une nouvelle fois sur un montant plus élevé?

Réponse

Un nouveau vote dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire permet au comité d’assurer ses arrières. Vous êtes probablement mieux à même de juger de la réaction de l’assemblée générale ordinaire à la présentation de comptes dépassant le budget prévu. De façon générale, il est toujours recommandé d’informer les membres de façon correcte et transparente.

Le bilan présente le détail des avoirs (actifs) et des dettes (passifs) de l’association et ainsi sa situation financière, à savoir si l’exercice fait apparaître un profit ou une perte. Le bilan de clôture est établi à la fin de l’exercice comptable.

Le compte de résultat présente en détails les profits et les pertes et permet une comparaison avec le budget. Il montre si l’exercice (ou une période déterminée) se solde par un bénéfice ou par une perte.

Les comptes annuels reflètent l’aspect financier de la vie de l’association. Ils fournissent des informations sur le résultat (pertes et profits), sur les sommes investies et à quelles fins elles ont été utilisées. Le comité doit soumettre les comptes annuels à l’assemblée générale pour approbation.

Question

Un membre désire avoir un droit de regard complet sur la comptabilité de l’association (bilans et comptes annuels) des cinq dernières années pour effectuer un contrôle. Ce membre n’est pas au comité et n’a donc pas d’accès direct à la comptabilité. Sommes-nous autorisés à lui interdire cet accès? Ou est-ce que tout membre d’une association a, de façon générale, le droit de contrôler ou du moins d’accéder à la totalité des comptes?

Réponse

La disposition de l’art. 802 al. 2 CO concerne également les associations:
«Lorsqu’une société n’a pas d’organe de révision, chaque associé peut consulter les livres et les dossiers sans restriction. Lorsqu’elle a un organe de révision, le droit de consulter les livres et les dossiers n’est accordé que dans la mesure où un intérêt légitime est rendu vraisemblable.»

Si votre association dispose d’un organe de révision (un réviseur ou une réviseuse), le membre concerné doit justifier de son intérêt à accéder au compte. Un besoin général de contrôler ou la méfiance ne constituent pas des raisons recevables.

Les comptes annuels sont établis à la fin de l’exercice comptable. Ils comprennent le compte de résultat et le bilan. Si les statuts le prévoient, la comptabilité et les comptes annuels doivent être présentés pour contrôle à l’organe de révision avant la tenue de l’assemblée générale. Tout comme les comptes annuels, le rapport annuel de gestion doit être soumis pour approbation à l’assemblée générale, cette approbation menant finalement à la décharge du comité.

Question

L’année associative doit-elle toujours correspondre à une année civile?

Réponse

En principe: non. La plupart des associations définissent leurs activités selon l’année civile, ce qui permet des recoupements logiques. Certaines associations, notamment dans le domaine de la formation ou de la garde des enfants, prévoiront plutôt leurs activités en fonction de l’année scolaire. Dans ces cas, le fait que l’année associative ne corresponde pas à l’année civile fait sens. Cela peut créer du travail supplémentaire, car certaines tâches administratives (assurances, impôts, etc.) doivent, pour des raisons juridiques, être effectuées au 31 décembre.

Le rapport d’activité (appelé également «compte rendu» ou «reporting») est un outil permettant à l’instance supérieure d’évaluer la situation et de prendre des mesures ou dispositions pour l’avenir. Il rend compte des activités et des résultats financiers de l’association. Avec le contrôle, il forme la base de l’exercice des responsabilités de l’organe chargé de la supervision. C’est ainsi que le comité doit rendre compte à l’assemblée générale de ses activités de l’année écoulée (rapport annuel et bilan). Ou alors c’est le bureau qui rapporte régulièrement au comité. Le rapport d’activité peut être présenté oralement ou par écrit.

Décharge signifie ici «libération». En approuvant le rapport de gestion et les comptes annuels, l’assemblée générale donne décharge au comité, ou à ses membres, pour ses activités de gestion. Dès lors, le comité n’est plus responsable de ses actes envers l’association. Cela ne s'applique toutefois qu'aux faits dont les membres ont connaissance et ne concerne pas non plus les prétentions en responsabilité de tiers dont l'association ou le comité directeur peuvent éventuellement être tenus responsables.

Question

Est-il exact que l’on ne vote pas sur le rapport du réviseur? Est-il correct qu’une fois le rapport annuel approuvé, on procède au vote sur le rapport de révision et finalement au vote sur les comptes annuels?

Réponse

Le rapport de révision est effectué par une personne ou un service indépendant. Il recommande d’approuver ou de rejeter les comptes annuels et peut contenir d’autres recommandations.

Le rapport de révision ne fait pas l’objet d’un vote; il permet aux membres de prendre une décision de vote au sujet des comptes annuels. Si les membres ne sont pas satisfaits par le travail de l’organe de révision, ils peuvent le révoquer et en proposer un autre.

Le rapport d’activité (appelé également «compte rendu» ou «reporting») est un outil permettant à l’instance supérieure d’évaluer la situation et de prendre des mesures ou dispositions pour l’avenir. Il rend compte des activités et des résultats financiers de l’association. Avec le contrôle, il forme la base de l’exercice des responsabilités de l’organe chargé de la supervision. C’est ainsi que le comité doit rendre compte à l’assemblée générale de ses activités de l’année écoulée (rapport annuel et bilan). Ou alors c’est le bureau qui rapporte régulièrement au comité. Le rapport d’activité peut être présenté oralement ou par écrit.

Le comité est responsable envers l’association de gérer les affaires avec soin et diligence. Dès que l’assemblée générale a donné décharge au comité, ce dernier est libéré de toute responsabilité pour l’année écoulée. Cette décharge se limite toutefois aux affaires qui ont été soumises à l’assemblée. Avec cette libération, l’assemblée déclare renoncer à faire valoir toute prétention en responsabilité envers le comité dans son ensemble ou envers l’un de ses membres. Si un membre du comité porte préjudice à l’association, intentionnellement ou par négligence (endettement et violation de l’obligation d’agir avec soin et diligence), il doit en assumer personnellement la responsabilité. Dans le cas particulier des cotisations AVS et de la TVA, l’association est tenue, en tant qu’employeur et en vertu de l’art. 52 de la loi sur l’AVS, de s’acquitter du paiement des cotisations. Si elle est soumise à la TVA, elle est responsable du paiement des impôts dus. Les membres du comité sont également tenus personnellement pour responsables s’ils ne peuvent obtenir décharge, ce qui est difficile dans le cas concret.

Question

Est-il possible d’élire un nouveau comité avant de voter la décharge de l’ancien comité?

Réponse

Après l’approbation des comptes annuels, l’assemblée générale vote la décharge du comité. À partir de ce moment, ce n’est plus le comité mais l’association qui est tenue responsable d’éventuelles dettes, conformément aux dispositions statutaires. La décision de décharge n’est pas dictée par la loi, mais, conformément à l’art. 65 al. 2 CC, elle constitue une pratique courante dans le cadre du contrôle exercé par l’assemblée générale et est prévue par la plupart des statuts d’associations.

1. Sauf mention statutaire contraire, la nouvelle élection du comité est également possible sans avoir procédé à la décharge du comité précédent. L’ancien comité n’est plus en fonction. Une procédure civile peut permettre de faire valoir des prétentions en dommages-intérêts auprès d’un comité qui n’est plus en fonction.
2. Pour permettre la poursuite raisonnable de l’activité de l’association, il est recommandé de traiter rapidement et dans le respect les délais d’éventuelles prétentions en dommages-intérêts envers un ancien comité, pour que les responsabilités soient clarifiées.