Organisation / Ressorts

Frage

Ich bin Kassierin eines Vereins. Kann ich gleichzeitig das Amt der Vizepräsidentin übernehmen oder ist das eine zu grosse Machtkonzentration in einem fünfköpfigen Vorstand?

Antwort

Gut, dass Sie sich die Frage nach der Machtkonzentration stellen! Vereint ein Vorstandsmitglied zu viel Macht auf sich, kann das tatsächlich zu einer unerwünschten Einseitigkeit im Verein führen. Ist z.B. jemand den unterschiedlichen Aufgaben nicht gewachsen, sind die Auswirkungen umso schwerwiegender, weil sie gleich mehrere Gebiete betreffen.

Es gibt keine rechtlichen Vorschriften, wie die Ämter in einem Vorstand zu besetzen sind, es sei denn, die Statuten des Vereins enthalten eine diesbezügliche Regelung. In einem kleinen Verein ist sinnvoll, dass der Vorstand nicht zu gross ist. So ist der Verein effizient und einfach zu führen. Das heisst aber auch, dass die einzelnen Vorstandsmitglieder allenfalls nicht nur ein einziges Ressort betreuen. Die beiden Ämter auszuführen bedeutet in Ihrem Fall wohl vor allem, die entsprechenden Arbeiten zu erledigen. Es spricht nichts dagegen, dass Sie als Kassierin die Buchhaltung führen und gleichzeitig mit der Präsidentin zusammen die Geschäfte vorbereiten und sie bei Abwesenheit vertreten. Wichtig ist, dass alle Vorstandsmitglieder den gleichen Informationsstand haben und bei den Entscheidungen gleichberechtigt mitwirken können.

Ständige oder zeitlich befristete Arbeitsgruppen oder Kommissionen werden für einzelne Aktivitäten oder Themen eingesetzt. Sie können sich aus Vorstandsmitgliedern, Vereinsmitgliedern, Fachleuten oder anderen Personen zusammensetzen. Sie werden im Auftrag des Vorstands zu einem bestimmten Thema tätig und sie berichten dem Vorstand über die Ergebnisse.

Frage

Unser Vorstand hat beschlossen, seinen Mitgliedern in Zukunft ein Sitzungsgeld auszuzahlen. Müssen wir dazu die Einwilligung der Mitgliederversammlung haben?

Antwort

Die Vereinsstatuten regeln, wer im Verein welche Kompetenzen hat. Heisst es dort z.B., dass der Vorstand nur Anrecht auf Vergütung der effektiven Spesen hat, kann er sich kein Sitzungsgeld auszahlen, ausser es handelt sich um eine Pauschalvergütung für anfallende Aufwendungen. Gibt es keine derartige Regelung und beschliesst die Mitgliederversammlung über das Budget, ist der Betrag dort aufzuführen. So können die Mitglieder in der Budgetgenehmigung Einfluss nehmen. Möglicherweise hat der Vorstand auch eine festgelegte Summe zur Verfügung, über die er selber bestimmen kann.

Gibt es weder in den Statuten noch in Reglementen Hinweise auf eine Ausgabenkompetenz, so ist es am besten, wenn der Vorstand der Mitgliederversammlung ein Entschädigungs- und Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt.

Beachten Sie, dass Sitzungsgelder eine Entschädigung für geleistete Arbeit ist und damit auch steuerpflichtig für den Empfänger, d.h. der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.

Der Vorstand bildet das Exekutivorgan des Vereins. Er ist mit der Geschäftsführung resp. Vereinsführung beauftragt. Er ist dafür verantwortlich, den Verein entsprechend seinem Zweck zu leiten, die Mittel sinnvoll zu verwenden sowie eine geeignete Organisation sicherzustellen. Er nimmt zudem Führungsaufgaben gegenüber dem Personal wahr. Sofern ein Betrieb oder eine Geschäftsstelle besteht, beschränkt sich die Führungsaufgabe auf die Entwicklung und Überwachung von strategischen Leitlinien in allen Belangen und auf die direkte Führung der Geschäftsleitung.

Der Vorstand verschafft sich einen Überblick über das Vereinsjahr und plant, welche Aktivitäten wann vorgesehen sind, was regelmässig stattfindet und was neu hinzukommt. Auch die Termine für die Vorstandssitzungen — allenfalls mit Schwerpunktthemen — können im Jahresplan vorgesehen sein. In der Regel steht die Mitgliederversammlung im Zentrum der Jahresplanung. Hier werden der Rechnungsabschluss, die Revision und der Jahresbericht sowie das Budget und die Vereinstätigkeiten im kommenden Jahr besprochen.

In Mitgliederversammlungen resp. Vorstandssitzungen gibt immer auch wieder Geschäfte, welche Mitglieder nur zur Kenntnis nehmen müssen. Es genügt, darüber informiert zu sein. Allfällige spätere Diskussionen oder Beschlüsse (Abstimmungen) finden in späteren Sitzungen statt. Beispiel: Je nach Statuten nimmt die Mitgliederversammlung das Budget zur Kenntnis oder sie stimmt darüber ab.

Frage

Ich bin neu in den Vorstand eines Vereins gewählt worden, habe das Amt der Aktuarin übernommen und schreibe die Protokolle. Der Präsident verlangt nun, dass immer ein Parallelprotokoll geführt wird, das heisst, zur Sicherheit verfassen zwei Personen ein Protokoll. Ich finde den Aufwand übertrieben und sehe es als mangelndes Vertrauen an. Zudem genehmigen wir ja das Protokoll zu Beginn der Sitzung, damit allenfalls Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden können. Muss ich die Anweisung akzeptieren?

Antwort

 Ihre Haltung verstehe ich voll und ganz. Folgende Anmerkungen dazu:

• Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.
• Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.
• Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.

Der Vorstand ist gegenüber der Mitgliederversammlung rechenschaftspflichtig für das vergangene Jahr. Mit dem Tätigkeitsprogramm für das kommende Jahr zeigt er auf, was geplant ist und wie er gedenkt, die Vereinsmittel einzusetzen. Dies kann für die Mitglieder auch eine Grundlage für die Wiederwahl des Vorstands sein.

Verantwortlichkeit bedeutet, die Verantwortung zu tragen und einzustehen für das, was man tut oder nicht tut, sowie für die Art und Weise, wie man es tut. Die Verantwortlichkeit für bestimmte Aufgaben kann jemandem in einem bestimmten Rahmen übertragen werden.

Der Vorstand führt im Auftrag der Mitgliederversammlung die Geschäfte des Vereins, er ist das geschäftsführende Organ. Als Exekutivorgan des Vereins entwickelt er die Strategie des Vereins und setzt diese um. Er ist verantwortlich für die Erfüllung des Vereinszwecks, für die Zielsetzung und Kontrolle, für die Organisation der Aufgaben oder des Betriebs, für die Beschaffung und Verwendung der Mittel (Finanzen) und für die Erstellung des Berichts inklusive der Rechnung zuhanden der Vereinsversammlung. Ein Verein kann die Geschäftsführung auch einer Geschäftsstelle oder einem Sekretariat übertragen. In diesem Falle ist der Vorstand für deren Beaufsichtigung zuständig. Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt und ist ihr Rechenschaft (Jahresbericht) schuldig. Seine Aufgaben und Befugnisse sind durch Gesetz, Statuten und Vereinsbeschlüsse definiert. Es gibt keine gesetzliche Mindestzahl von Vorstandsmitgliedern und keine gesetzlich vorgeschriebenen Ressorts. Die Statuten können hingegen eine Mindest- oder eine Maximalzahl festlegen oder Ämter und Ressorts bestimmen.

In der Regel enthalten die Statuten Bestimmungen darüber, wofür der Vorstand zuständig ist. Der Vorstand kann sich selbst eine Geschäftsordnung geben oder ein Reglement erstellen. Diese Regelungen müssen in Übereinstimmung mit den Statuten stehen. Sie beschreiben die Aufgabenteilung und die Kompetenzordnung und erläutern, wer für was zuständig ist. Sie definieren z. B. die Finanzkompetenz und die Unterschriftenregelung, sie bestimmen, wer Verträge unterzeichnen kann und wer wie viel vom Konto abheben darf. Mit Eintrag im Handelsregister bleiben diese Regelungen auch gegen aussen wirksam.

Frage

Als neue Präsidentin  möchte ich die Arbeit im Vorstand besser verteilen, damit ich nicht alles selber machen muss. Braucht es die Zustimmung der Mitgliederversammlung, um Ressorts einzuführen? In den Statuten steht, dass sich der Vorstand selbst konstituiert.

Antwort

Eine gute Idee! Es ist gut, wenn die Arbeiten auf verschiedene Schultern verteilt werden und klar ist, wer im Vorstand welche Aufgaben zu übernehmen hat. Das trägt zu grösserer allgemeinen Zufriedenheit und letztlich zu besseren Arbeit des Vorstandes bei. Für die Ressortbildung im Vorstand ist die Zustimmung der Mitgliederversammlung nicht nötig. «Der Vorstand konstituiert sich selber» bedeutet genau das: Der Vorstand kann die Verteilung der Ämter und Aufgaben selber vornehmen. Es empfiehlt sich, für die Ressortbildung in der Vorstandssitzung genügend Zeit zu reservieren und die Ergebnisse schriftlich festzuhalten.

Jedes Mitglied ist von Gesetzes wegen vom Stimmrecht ausgeschlossen bei der Beschlussfassung über ein Rechtsgeschäft oder einen Rechtsstreit zwischen ihm selber, seinem Ehegatten oder einer in gerader Linie verwandten Person (Grosseltern, Eltern, Kinder, Enkel) und dem Verein. Darunter fallen etwa Arbeitsverträge, Benutzungsrechte, Miet- und Pachtverträge, Werkverträge sowie Aufträge. Auch bei der Beschlussfassung über einen Ausschluss und bei der Entlastung der Organe gilt die Ausstandspflicht, nicht aber bei Wahlen. Zweck dieser Ausstandspflicht ist die Vermeidung von Interessenskonflikten und Befangenheitssituationen.

• Good Governance

Frage

Mein Partner und ich sind im therapeutischen Bereich tätig. Gerne möchten wir unseren Angebots-Schwerpunkt auf den Bereich von Menschen mit Einschränkungen verlegen. Dazu wollen wir einen Verein gründen. Ich habe gelesen, dass es für einen Verein nur zwei Personen braucht. Können mein Partner und ich den Verein gründen und uns vom Verein für die Therapien beauftragen lassen?

Antwort

Ein Verein darf keinen wirtschaftlichen Zweck haben (Art. 60 ZGB). Wenn der Verein dazu dient, den Mitgliedern ihr berufliches Auskommen bzw. einen Teil davon zu ermöglichen, ist dies ein wirtschaftlicher Zweck. Der Verein wird in Bezug auf die Steuern und auf die Haftung bevorzugt behandelt. Eine Umgehung ist deshalb strafbar. In Ihrer Situation ist eine andere Rechtsform zu wählen oder der Verein anders zu organisieren (siehe Arbeitshilfen Rechtsformenvergleich und Merkmale des Vereins)

Grundsätzlich ist es Vereinen jedoch erlaubt, für die Erfüllung ihrer nichtwirtschaftlichen Ziele Personen zu beschäftigen. Gemäss Art. 68 ZGB müssen jedoch Personen in den Ausstand treten bei Geschäften, die sie selbst, Ehe- und Konkubinatspartner und nahe Angehörige betreffen. Das heisst, Sie könnten in Ihrer Funktion als Vertreterin des Vereins auch deshalb nicht sich selbst bzw. Ihren Partner beauftragen oder sich selber anstellen. 

Möglich wäre aber, dass Sie im Vereinszweck eine ideelle oder gemeinnützige Zielsetzung formulieren (z.B. Reduktion der Kosten für betroffene Menschen). Sie können dann Personen suchen, welchen das Angebot für Menschen mit Einschränkungen wichtig ist und die bereit sind, Verantwortung als Vorstandsmitglieder im zu gründenden Verein zu übernehmen. Der Vorstand könnte Sie als vorgesetztes Gremium im Namen des Vereins anstellen oder beauftragen. Sie selbst könnten im Vorstand mit beratender Stimme vertreten sein. 

Verwandtschaftliche Beziehungen können im Verein bei der Besetzung des Vorstands, bei der Ausschliessung vom Stimmrecht und bei den Mitgliederkategorien eine Rolle spielen.

Frage

Wir sind auf der Suche nach neuen Vorstandsmitgliedern im Verein. Ein Ehepaar hat sein Interesse angemeldet. Ist es grundsätzlich erlaubt, dass Verwandte dem gleichen Vorstand angehören?
 

Antwort

Ja, das ist erlaubt. Trotzdem kann im konkreten Fall die Frage berechtigt sein, ob eine Familienvertretung sinnvoll ist oder nicht. Stichworte dazu: Synergien, kurze Informationswege, Machtkonzentration etc.

Letztlich entscheiden die Mitglieder mit der Wahl, ob sie Leute aus der gleichen Familie im Vorstand möchten oder nicht. Zu beachten ist, dass die Ausstandspflicht bei Abstimmungen über Rechtsgeschäfte oder Rechtsstreitigkeiten mit dem Verein gemäss Art. 68 ZGB  auch Verwandte betrifft. Nicht zuletztdeshalb ist es wenig sinnvoll, wenn der Vorstand ausschliesslich oder grossmehrheitlich aus Familienmitgliedern besteht. Eine ordnugnsgemässe Beschlussfassung ist so nicht oder kaum möglich.

Einige Statuten sehen vor, dass ein bestimmter Mindestanteil der Mitglieder anwesend sein muss, damit die Vereinsversammlung gültige Beschlüsse fassen kann. Auch der Vorstand kann für sich eine Mindestanzahl anwesender Mitglieder und damit seine Beschlussfähigkeit definieren. Wenn nicht genügend Mitglieder anwesend sind, bleibt oft nichts anderes übrig, als die Versammlung abzubrechen und zu verschieben.

Konsens bedeutet Einstimmigkeit für einen Vorschlag oder eine Lösung, ohne verdeckten oder offenen Widerspruch. Es gibt also keine Verlierer/innen. Allerdings ist ein Konsens eher für unstrittige Themen zu finden. Komplexe, umstrittene Themen brauchen lange Diskussionen und darum oft sehr viel Zeit.

Beim Konsent-Entscheid gilt ein Vorschlag als angenommen, wenn keine schwerwiegenden oder begründeten Einwände vorgebracht werden: Nicht „Ja, ich stimme zu!“, sondern „Ich habe keinen schwerwiegenden, begründeten Einwand dagegen“. Es geht also nicht um ein Maximum an aktiver Zustimmung, sondern um eine Minimierung der Bedenken. Das heisst, man stützt sich auf Entscheidungen, die „gut genug“ sind, damit es zügig vorangeht.

Ähnlich wie beim Bundesrat gilt auch beim Vereinsvorstand das Prinzip der Kollegialität, d. h., es geht darum, als Vorstand gemeinsam für die Interessen des Vereins einzutreten und sich gegenseitig zu unterstützen. Dazu gehören der kollegiale und loyale Umgang unter den Vorstandsmitgliedern und der Respekt vor dem Beitrag jedes Vorstandsmitglieds, aber auch die nötige sachliche Kritik und die gründliche Diskussion der Geschäfte. Im Auftritt und bei der Kommunikation von Beschlüssen des Vorstands sollen die einzelnen Vorstandsmitglieder Mehrheitsentscheide loyal vertreten, auch wenn sie der unterlegenen Minderheit angehören. Das Kollegialitätsprinzip ist die Voraussetzung für das gemeinsame Handeln des Vereins und für die gemeinsam getragene Verantwortung.

Frage

Ich bin neu in den Vorstand eines Vereins gewählt worden, habe das Amt der Aktuarin übernommen und schreibe die Protokolle. Der Präsident verlangt nun, dass immer ein Parallelprotokoll geführt wird, das heisst, zur Sicherheit verfassen zwei Personen ein Protokoll. Ich finde den Aufwand übertrieben und sehe es als mangelndes Vertrauen an. Zudem genehmigen wir ja das Protokoll zu Beginn der Sitzung, damit allenfalls Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden können. Muss ich die Anweisung akzeptieren?

Antwort

 Ihre Haltung verstehe ich voll und ganz. Folgende Anmerkungen dazu:

• Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.
• Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.
• Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.

Steht in den Statuten «Der Vorstand konstituiert sich selbst.», nimmt der Vorstand die interne Aufgabenteilung und die Ressortzuteilung selbst vor. Wählt die Vereinsversammlung eine Person als Präsident oder Präsidentin, die übrigen Vorstandsmitglieder jedoch ohne bestimmte Ressorts, können alle Ämter und Aufgaben, ausser dem Präsidium, vom Vorstand selber verteilt werden. Sehen die Statuten die Wahl von Vorstandsmitgliedern in ein bestimmtes Ressort vor, konstituiert sich der Vorstand nicht selbst.

Die Statuten können vorsehen, dass der Vorstand nicht von der Vereinsversammlung gewählt wird, sondern von einem anderen Organ, z. B. vom Vorstand selbst. Beruft der Vorstand die neuen Vorstandsmitglieder, nennt man dies Kooptation.

Frage

Ich stelle mich als Präsident für den vakanten Sitz zur Verfügung, bin aber kein Vorstandsmitglied. Muss mich die Mitgliederversammlung zuerst in den Vorstand wählen und anschliessend in einer zweiten Wahl zum Präsidenten? In den Statuten steht, dass die Mitgliederversammlung den Präsidenten und die übrigen Vorstandsmitglieder wählt.

Antwort

Bestimmen die Statuten nichts anders, können die Mitglieder Sie direkt zum Präsidenten wählen. Konstituiert sich in einem Verein der Vorstand selber (was in Ihrem Verein nicht der Fall ist), wählt die Mitgliederversammlung eine oder mehrere Personen in den Vorstand. Dieser wählt später in der konstituierenden Sitzung einen Präsidenten aus seinen  Reihen.

Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt, entweder in einer Gesamtwahl als Gremium oder jedes Vorstandsmitglied einzeln. Gewisse Statuten sehen vor, dass das Präsidium von der Versammlung einzeln und der übrige Vorstand als Gremium gewählt werden. Der Vorstand konstituiert sich in diesem Fall mit Ausnahme des Präsidiums selbst, d. h., er nimmt die interne Aufgabenverteilung selber vor (Konstituierung des Vorstands). Es können je nach Statuten auch Nicht-Vereinsmitglieder in den Vorstand gewählt werden oder aufgrund von Subventionsbestimmungen der öffentlichen Hand Einsitz haben, z. B. wenn die Kinderkrippe von der Gemeinde Zuschüsse bekommt und eine Vertreterin der Gemeinde in den Vorstand delegiert wird (Einsitz von Amtes wegen).

Frage

Als neue Präsidentin  möchte ich die Arbeit im Vorstand besser verteilen, damit ich nicht alles selber machen muss. Braucht es die Zustimmung der Mitgliederversammlung, um Ressorts einzuführen? In den Statuten steht, dass sich der Vorstand selbst konstituiert.

Antwort

Eine gute Idee! Es ist gut, wenn die Arbeiten auf verschiedene Schultern verteilt werden und klar ist, wer im Vorstand welche Aufgaben zu übernehmen hat. Das trägt zu grösserer allgemeinen Zufriedenheit und letztlich zu besseren Arbeit des Vorstandes bei. Für die Ressortbildung im Vorstand ist die Zustimmung der Mitgliederversammlung nicht nötig. «Der Vorstand konstituiert sich selber» bedeutet genau das: Der Vorstand kann die Verteilung der Ämter und Aufgaben selber vornehmen. Es empfiehlt sich, für die Ressortbildung in der Vorstandssitzung genügend Zeit zu reservieren und die Ergebnisse schriftlich festzuhalten.

Frage

Ich bin Kassierin eines Vereins. Kann ich gleichzeitig das Amt der Vizepräsidentin übernehmen oder ist das eine zu grosse Machtkonzentration in einem fünfköpfigen Vorstand?

Antwort

Gut, dass Sie sich die Frage nach der Machtkonzentration stellen! Vereint ein Vorstandsmitglied zu viel Macht auf sich, kann das tatsächlich zu einer unerwünschten Einseitigkeit im Verein führen. Ist z.B. jemand den unterschiedlichen Aufgaben nicht gewachsen, sind die Auswirkungen umso schwerwiegender, weil sie gleich mehrere Gebiete betreffen.

Es gibt keine rechtlichen Vorschriften, wie die Ämter in einem Vorstand zu besetzen sind, es sei denn, die Statuten des Vereins enthalten eine diesbezügliche Regelung. In einem kleinen Verein ist sinnvoll, dass der Vorstand nicht zu gross ist. So ist der Verein effizient und einfach zu führen. Das heisst aber auch, dass die einzelnen Vorstandsmitglieder allenfalls nicht nur ein einziges Ressort betreuen. Die beiden Ämter auszuführen bedeutet in Ihrem Fall wohl vor allem, die entsprechenden Arbeiten zu erledigen. Es spricht nichts dagegen, dass Sie als Kassierin die Buchhaltung führen und gleichzeitig mit der Präsidentin zusammen die Geschäfte vorbereiten und sie bei Abwesenheit vertreten. Wichtig ist, dass alle Vorstandsmitglieder den gleichen Informationsstand haben und bei den Entscheidungen gleichberechtigt mitwirken können.

Aktuarin, Aktuar ist die Bezeichnung für dasjenige Vorstandsmitglied, welches das Protokoll führt. Das Ressort kann auch Administration oder Sekretariat heissen und weitere Aufgaben wie die Führung des Archivs oder die Mitgliederverwaltung umfassen.

Mit Beisitzerin, Beisitzer werden Vorstandsmitglieder bezeichnet, die kein spezielles Ressort innehaben, was aber nicht heisst, dass sie keine Aufgaben übernehmen sollen.

Das Präsidium kann auch mit zwei Personen besetzt werden. Wichtig ist eine klare Kompetenzregelung im Zweierteam, d. h. eine Absprache darüber, wer wofür zuständig ist. Das Co-Präsidium ist auch dann sinnvoll, wenn niemand bereit ist, das Präsidium alleine zu übernehmen. Für Aussenstehende muss klar sein, wer Ansprechperson ist.

Frage

Wer ist Königin, wer König im Verein?

Antwort

Im Verein gibt es weder König noch Königin. Für die Geschäfte des Vereins ist der Vorstand als Gesamtgremium verantwortlich. Er hat das Recht und die Pflicht, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und ihn gegen aussen zu vertreten. So steht es im Gesetz.

Sofern die Statuten keine genaueren Vorgaben machen, kann der Vorstand sich selber und seine Aufgabenverteilung so organisieren, wie er es gut findet. Er kann zum Beispiel ein Ressortsystem einführen. Immer gilt aber, dass der Vorstand ein Kollegial-Gremium ist, das solidarisch für den Verein haftet. Die Mitsprache aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet werden, die Präsidentin oder der Präsident können nicht befehlen.

Hat der Verein mehrere Angestellte, ist es sinnvoll, im Vorstand ein Personalressort einzurichten. Dieses ist für Personalfragen und die Führung einer allfälligen Betriebsleitung zuständig. Übergeordnete Fragen des Personalwesens müssen vom gesamten Vorstand im Grundsatz genehmigt werden, auch wenn es eine Betriebsleitung gibt: Stellenbudget und Anforderungsprofile, Lohn- und Beförderungsreglemente, Qualifikationsmassnahmen, Urlaubs- und Weiterbildungsregelungen, Unterstellungen, Personalgespräche, Personaladministration inklusive Sozialversicherungen. Innerhalb dieser Rahmenbedingungen kann die Betriebsleitung ihre Führungsaufgabe gegenüber weiteren Angestellten erfüllen.

Die Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten eines Vorstandsressorts oder von Mitarbeitenden werden im Pflichtenheft festgehalten.

Als Ressorts werden die verschiedenen Ämter im Vorstand bezeichnet, z. B. Präsidium, Aktuariat (Administration, Protokoll), Kassieramt, Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit/Werbung, Personalressort, Betrieb, Mitgliederkontakte, Projekte und Anlässe und weitere. Das Gesetz schreibt keine Ressorts vor, sie können also frei gewählt werden. Ressortverantwortliche berichten dem Gesamtvorstand aus ihren Bereichen, dieser trägt die Gesamtverantwortung. Aufgaben und Kompetenzen der Ressorts werden in einem Reglement (Vorstandsreglement) beschrieben. Es ist sinnvoll , die Zuteilung von Ressorts nach dem fachlichen Wissen und der Erfahrung der Mitglieder zu richten.

Frage

Als neue Präsidentin  möchte ich die Arbeit im Vorstand besser verteilen, damit ich nicht alles selber machen muss. Braucht es die Zustimmung der Mitgliederversammlung, um Ressorts einzuführen? In den Statuten steht, dass sich der Vorstand selbst konstituiert.

Antwort

Eine gute Idee! Es ist gut, wenn die Arbeiten auf verschiedene Schultern verteilt werden und klar ist, wer im Vorstand welche Aufgaben zu übernehmen hat. Das trägt zu grösserer allgemeinen Zufriedenheit und letztlich zu besseren Arbeit des Vorstandes bei. Für die Ressortbildung im Vorstand ist die Zustimmung der Mitgliederversammlung nicht nötig. «Der Vorstand konstituiert sich selber» bedeutet genau das: Der Vorstand kann die Verteilung der Ämter und Aufgaben selber vornehmen. Es empfiehlt sich, für die Ressortbildung in der Vorstandssitzung genügend Zeit zu reservieren und die Ergebnisse schriftlich festzuhalten.

Frage

Ich bin Kassierin eines Vereins. Kann ich gleichzeitig das Amt der Vizepräsidentin übernehmen oder ist das eine zu grosse Machtkonzentration in einem fünfköpfigen Vorstand?

Antwort

Gut, dass Sie sich die Frage nach der Machtkonzentration stellen! Vereint ein Vorstandsmitglied zu viel Macht auf sich, kann das tatsächlich zu einer unerwünschten Einseitigkeit im Verein führen. Ist z.B. jemand den unterschiedlichen Aufgaben nicht gewachsen, sind die Auswirkungen umso schwerwiegender, weil sie gleich mehrere Gebiete betreffen.

Es gibt keine rechtlichen Vorschriften, wie die Ämter in einem Vorstand zu besetzen sind, es sei denn, die Statuten des Vereins enthalten eine diesbezügliche Regelung. In einem kleinen Verein ist sinnvoll, dass der Vorstand nicht zu gross ist. So ist der Verein effizient und einfach zu führen. Das heisst aber auch, dass die einzelnen Vorstandsmitglieder allenfalls nicht nur ein einziges Ressort betreuen. Die beiden Ämter auszuführen bedeutet in Ihrem Fall wohl vor allem, die entsprechenden Arbeiten zu erledigen. Es spricht nichts dagegen, dass Sie als Kassierin die Buchhaltung führen und gleichzeitig mit der Präsidentin zusammen die Geschäfte vorbereiten und sie bei Abwesenheit vertreten. Wichtig ist, dass alle Vorstandsmitglieder den gleichen Informationsstand haben und bei den Entscheidungen gleichberechtigt mitwirken können.

Der Verein ist auf Öffentlichkeit angewiesen. Mit der Öffentlichkeitsarbeit pflegt er den Kontakt und die Beziehungen zu seiner Umwelt und zu seinen Mitgliedern. Der Jahresbericht, eine regelmässige Rubrik in der Lokalzeitung, Veranstaltungen und Anlässe sind dafür geeignete Mittel. Es gilt zu überlegen, welche Zielgruppe mit welchen Informationen und Einblicken in den Vereinsalltag bedient und welche Wirkung bei diesen Zielpersonen hervorgerufen werden soll. Jeder Kontakt nach aussen, persönlich wie auch durch Medien, prägt das Bild der Organisation mit. In vielen Vorständen gibt es ein eigenes Ressort Öffentlichkeitsarbeit.

Aus den Statuten, allenfalls aus dem Handelsregistereintrag, geht die Zeichnungsberechtigung der Vorstandsmitglieder hervor. Wer über wie viel Geld in welchem Zeitraum selbstständig verfügen oder entsprechende Verpflichtungen eingehen darf, muss zusätzlich in einem Geschäftsreglement festgelegt werden. Die Limitierung der Ausgabenkompetenz, z. B. durch Doppelunterschrift oder Vorstandsbeschluss, stellt sicher, dass nur berechtigt Geld vom Konto abgehoben wird.

Die Unterschriftenregelung (Zeichnungsberechtigung, Kompetenzordnung) legt fest, wer für den Verein welche Geschäfte tätigen, für ihn in welchem Betrag Verpflichtungen eingehen und das Post- oder Bankkonto belasten kann. Grundsätzlich ist gegen aussen jedes Vorstandsmitglied berechtigt, für den Verein zu handeln und ihn zu verpflichten. Die Unterschriftenregelung wird erst mit dem Eintrag ins Handelsregister gegen aussen wirksam. Die Handelsregisterverordnung verlangt die Bezeichnung der zur Unterschrift berechtigten Personen und die Angabe, ob sie allein oder zu zweit unterzeichnen.

Frage

Was hat es für Konsequenzen, wenn das Präsidium bei den Wahlen an der nächsten Mitgliederversammlung nicht besetzt werden kann?

Antwort

Ist die Vakanz des Präsidiums nicht jahrlang, und bemüht sich der Verein, jemanden für dieses Amt zu suchen, gibt es keine rechtlichen Folgen für den Verein, auch wenn der Vorstand vorübergehend nicht statutengemäss besetzt ist. Es wird ja kaum jemand vor Gericht klagen deswegen. Sollte der präsidiumslose Zustand allerdings andauern, sollte eine entsprechende Anpassung der Statuten in Erwägung gezogen werden. Dasselbe gilt auch, wenn die Anzahl der Vorstandsmitglieder nicht den Vorgaben in den Statuten entspricht.

Wichtig ist, dass während der Vakanz die Aufgaben im Vorstand gut verteilt werden, nach zeitlichen und inhaltlichen Möglichkeiten und Neigungen. Es sollte eine Ansprechperson nach innen und aussen bestimmt werden (eine Funktion, die ja meist die Präsidentin/der Präsident innehat). Für die Öffentlichkeit sollte jederzeit klar sein, an wen man sich telefonisch oder schriftlich wenden kann.

Selbstverständlich sind auch die Zeichnungsberechtigungen anzupassen.

Die Vakanz kann auch als Chance genutzt werden. Zum Beispiel kann das Amt des zukünftigen Präsidenten oder einer Präsidentin an Attraktivität gewinnen, wenn sich die Aufgaben im Vorstand auf mehrere Schultern verteilt sind. Allenfalls lassen sich Mitglieder für eine punktuelle Unterstützung einsetzen oder man sieht ein Co-Präsidium vor. Möglicherweise entsteht in der Übergangszeit eine neue Kultur der Zusammenarbeit.

Mit der Vollmacht wird jemand ermächtigt, anstelle einer anderen Person zu handeln. Verpflichtet bleibt aber die Vollmacht erteilende Person, sie ist verantwortlich. Die Vollmacht kann mündlich oder schriftlich erteilt werden, sie kann sich entweder nur auf ein Geschäft beschränken oder sie kann umfassend sein.

In der Regel enthalten die Statuten Bestimmungen darüber, wofür der Vorstand zuständig ist. Der Vorstand kann sich selbst eine Geschäftsordnung geben oder ein Reglement erstellen. Diese Regelungen müssen in Übereinstimmung mit den Statuten stehen. Sie beschreiben die Aufgabenteilung und die Kompetenzordnung und erläutern, wer für was zuständig ist. Sie definieren z. B. die Finanzkompetenz und die Unterschriftenregelung, sie bestimmen, wer Verträge unterzeichnen kann und wer wie viel vom Konto abheben darf. Mit Eintrag im Handelsregister bleiben diese Regelungen auch gegen aussen wirksam.

Wer die Zeichnungsberechtigung hat, kann für den Verein rechtsverbindliche Dokumente unterschreiben: Finanzgeschäfte, Miet- und Anstellungsverträge, Handelsregistereintrag, Amtshandlungen etc. Korrespondenzen ohne rechtliche Wirksamkeit, können auch von anderen Personen unterschrieben werden: Informationen, Korrespondenz, Einladungen etc. Die Zeichnungsberechtigung muss in den Statuten im Prinzip geregelt werden. Es empfiehlt sich, die Berechtigung zu zweien (Kollektivunterschrift) zu regeln. Ermöglichen die Statuten, dass der Vorstand die Zeichnungsberechtigung selber regeln kann, muss bei der Bank oder der Post der Protokollauszug vorgewiesen werden, aus dem hervorgeht, welche Personen unterschriftsberechtigt sind. Ist ein Verein im Handelsregister eingetragen, sind die Zeichnungsberechtigten namentlich aufgeführt. Um die Geschäfte gegebenenfalls einfacher abzuwickeln, können an die bestimmte Personen Vollmachten erteilt werden. Die Verantwortung bleibt aber bei der unterschriftsberechtigten Person.

• Gut und lustvoll zusammenarbeiten

Frage

Unser Vorstand hat entschieden, seine geleistete Arbeit symbolisch zu erfassen, um sich in Subventionsverhandlungen gut legitimieren zu können. Soll nur die effektive Präsenzzeit im Büro aufgeschrieben werden oder auch der teilweise recht lange Anfahrtsweg, da auch in dieser Zeit nichts anderes geleistet werden kann?

Antwort

Gut, dass Sie die Stunden erfassen und nachzuweisen! Das ist die Grundlage für die Anerkennung der geleisteten Arbeit, sei sie nun entschädigt oder nicht. Gleichzeitig ist die Stundenerfassung hilfreich für so etwas wie eine job description für interessierte Ehrenamtliche.

Die Erfassung des Anfahrtswegs ist tatsächlich umstritten, beides ist legitim. Am besten weist man beides separat aus und berechnet Arbeit und Fahrzeiten mit verschiedenen Tarifen, z.B. für die Fahrzeit die Hälfte der (fiktiven) Arbeitsvergütung.

Innerhalb von Organisationen werden Aufgaben an verschiedene Stellen oder Personen verteilt. Entweder werden von vorgesetzten Stellen ausdrücklich Aufträge erteilt, oder der Handlungsauftrag ergibt sich aus der Stellenbeschreibung, der Kompetenzregelung, dem Ressort, dem Vorstandsreglement oder einer anderen Organisationsgrundlage. Die Auftragsklärung ist eine wichtige Aufgabe der Führung. Unklare Aufträge führen zu schlechten Ergebnissen und häufig zu Konflikten. Ein Auftrag ist auch eine Vertragsart des Obligationenrechts (OR).

Für sich wiederholende Abläufe und Tätigkeiten, z. B. die Planung und Durchführung der Jahresversammlung, des Jahresberichts oder einer Sitzung, sind Checklisten hilfreiche Arbeitsinstrumente. Sind sie einmal erstellt, können sie immer wieder verwendet und angepasst werden.

Delegieren heisst, eine Aufgabe von einer anderen Person oder einer Gruppe ausführen lassen. Ein Vorstand kann zum Beispiel Aufgaben an Arbeitsgruppen, an einzelne Mitglieder des Vereins oder an eine Geschäftsstelle delegieren. Mit den Aufgaben sollen auch die entsprechenden Befugnisse (Kompetenzen) und die Verantwortung dafür delegiert werden, auch wenn die Gesamt- oder Letztverantwortung beim Vorstand bleibt.

Digitale Kooperation im Verein betrifft sowohl die Zusammenarbeit im Vorstand wie auch die Interaktionen mit den Mitgliedern oder von diesen untereinander. Digitale Medien erleichtern den Austausch und bieten die Möglichkeit, mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft digital zu erstellen. Zur digitalen Zusammenarbeit gehören die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung (z.B. Dropbox, Google docs u.ä.), Kommunikationskanäle wie Whatsapp, Slack, Social Media Plattformen und Planungstools wie Trello und Doodle. Mit einem Umfragetool wie Findmind oder Surveymonkey lassen sich jederzeit Bedürfnisse und Ideen von Mitgliedern abholen, für Live-Befragungen an der Vereinsversammlung eignet sich die interaktive Präsentationssoftware Mentimeter.

Wo sich mehrere Menschen zusammenschliessen, um gemeinsam etwas zu erreichen, ist es hilfreich, ihre Zuständigkeiten und Kompetenzen zu klären. Das kann mit einer Funktionsbeschreibung, einem Zuständigkeitsreglement oder einem Pflichtenheft geschehen. Darin wird definiert, wie die entsprechende Funktion heisst, welchem Gremium oder Bereich die damit betraute Person angehört, welches ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind und wem sie über ihre Arbeit zu berichten hat, d. h., wer die vorgesetzte Stelle ist. In einem Funktionendiagramm sind alle in der Organisation vorhandenen Funktionen aufgeführt

• Gut und lustvoll zusammenarbeiten

Mit der Geschäftsordnung gibt sich der Vorstand ein Reglement, das seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie die Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder, der Ressorts und des Gesamtvorstands definiert. Die Geschäftsordnung kann je nach Statuten auch von der Mitgliederversammlung erlassen werden.

Die Get it Done Session ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich trifft, um Aufgaben gemeinsam zu erledigen. Vor der Get it Done Session werden Aufgaben gesammelt und der zeitliche Rahmen festgehalten. Mögliche Aufgaben für eine Get it Done Session mit dem Vorstand könnten sein, ein Budget erstellen, einen Versand erledigen, ein Archiv aufräumen, Social Media Kampagne planen usw. Eine Get it Done Session kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer 2 Stunden oder länger.

• Sitzungsformate

• Gemeinsam entscheiden

Kanban ist eine einfache (japanische) Planungsmethode, die die Erledigung von Arbeiten und die Zusammenarbeit erleichtert. Kanban macht einzelne Schritte und Aufgaben sichtbar und hilft, Missverständnissen vorzubeugen und keine Aufgaben «zu vergessen». Für Kanban arbeiten Teams mit einem gemeinsamen analogen oder digitalen Board, auf dem jede Arbeit auf einem Post-it erfasst ist, welches dann im Lauf des Arbeitens links (to do) nach rechts (done) bewegt wird.

• Kanban

Gemeint ist die Zuständigkeitsverteilung zwischen Mitgliederversammlung und Vorstand sowie zwischen Vorstand und Geschäftsstelle oder Betrieb. Auch für Ressorts im Vorstand, ist es sinnvoll, neben Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch die Entscheidungsbefugnisse zu beschreiben. Dazu gehören die Beschreibung der Tätigkeiten und die Berechtigung, Geld in einem bestimmten Betrag zu verwenden, sowie die Verpflichtung, den Vorstand darüber zu orientieren (Berichterstattung). Die Kompetenzordnung kann in einem Reglement festgehalten werden. Die Verantwortung für die Tätigkeiten in den einzelnen Ressorts liegt immer auch beim Gesamtvorstand.

Konsens bedeutet Einstimmigkeit für einen Vorschlag oder eine Lösung, ohne verdeckten oder offenen Widerspruch. Es gibt also keine Verlierer/innen. Allerdings ist ein Konsens eher für unstrittige Themen zu finden. Komplexe, umstrittene Themen brauchen lange Diskussionen und darum oft sehr viel Zeit.

Beim Konsent-Entscheid gilt ein Vorschlag als angenommen, wenn keine schwerwiegenden oder begründeten Einwände vorgebracht werden: Nicht „Ja, ich stimme zu!“, sondern „Ich habe keinen schwerwiegenden, begründeten Einwand dagegen“. Es geht also nicht um ein Maximum an aktiver Zustimmung, sondern um eine Minimierung der Bedenken. Das heisst, man stützt sich auf Entscheidungen, die „gut genug“ sind, damit es zügig vorangeht.

• Gut und lustvoll zusammenarbeiten

Frage

Wer ist Königin, wer König im Verein?

Antwort

Im Verein gibt es weder König noch Königin. Für die Geschäfte des Vereins ist der Vorstand als Gesamtgremium verantwortlich. Er hat das Recht und die Pflicht, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und ihn gegen aussen zu vertreten. So steht es im Gesetz.

Sofern die Statuten keine genaueren Vorgaben machen, kann der Vorstand sich selber und seine Aufgabenverteilung so organisieren, wie er es gut findet. Er kann zum Beispiel ein Ressortsystem einführen. Immer gilt aber, dass der Vorstand ein Kollegial-Gremium ist, das solidarisch für den Verein haftet. Die Mitsprache aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet werden, die Präsidentin oder der Präsident können nicht befehlen.

• Schwierige Gespräche führen

• Sitzungsformate

Das Organigramm zeigt auf, wer in welcher Position und Funktion für den Verein tätig ist. Es macht die Unterstellungsverhältnisse und die Bereichszugehörigkeiten sowie die Beziehungen unter den Organisationseinheiten grafisch sichtbar.

Der Vorstand ist für die Geschäftsführung verantwortlich. Dazu gehört auch eine zweckmässige Struktur und Organisation für die Bewältigung der Vereinsaufgaben. Viele Vereine richten ein Sekretariat oder eine Geschäftsstelle ein, sofern die Mittel es erlauben und die Geschäftslast im Vorstandsamt nicht zu bewältigen ist. Grossvereine schaffen Untereinheiten mit unterschiedlich ausgeprägten Kompetenzen. Es gibt Verbände mit Sektionen auf lokaler und/oder kantonaler Ebene und einem Dachverband auf Bundesebene.

Die Pendenzenliste hilft dem Vorstand, seine Geschäfte laufend zu bewältigen. Sie enthält die Auflistung dessen, was zu tun ist, von wem es zu tun ist, bis wann es zu tun ist und wem nach Erledigung zu berichten ist (was, wer, bis wann, Bericht an wen).

Die Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten eines Vorstandsressorts oder von Mitarbeitenden werden im Pflichtenheft festgehalten.

Der Vorstand kann für die Organisation seiner Geschäftsführung oder für die Geschäftsstelle Reglemente erlassen und nach Bedarf anpassen. Die Reglemente dürfen den Statuten nicht widersprechen.

Die Retrospektive ist ein Sitzungsformat, bei dem man sich nach Abschluss eines (Teil)-Projekts für einen kurzen Rückblick trifft. Im Zentrum steht ein Austausch darüber, wie es gelaufen ist, was man gelernt hat und für das nächste Projekt anpassen will. Eine Retrospektive kann online oder vor Ort stattfinden, Dauer mindestens eine Stunde.

• Gut und lustvoll zusammenarbeiten

Social Media (Soziale Medien) bezeichnen digitale Medien und Technologien, die es Nutzern ermöglichen, sich untereinander auszutauschen und mediale Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft zu erstellen. Die zurzeit bekannteste Social Media-Plattform ist Facebook. Dazu gehören aber auch Dienste wie google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsapp.

Der Vorstand kann sich für die Organisation seiner Vorstandsarbeit eine Verfahrensordnung geben oder ein Geschäftsreglement. Diese regeln und erleichtern die Zusammenarbeit. Verfahrensordnungen oder Reglemente können für sämtliche Gremien oder Organe des Vereins erstellt werden.

Der Vorstand entscheidet in der Regel mit einfachem Mehr der anwesenden Vorstandsmitglieder. Für ganz wichtige Entscheidungen können die Vorstandsmitglieder das Konsensprinzip (Einstimmigkeit) anwenden. Im Vorstandsreglement oder in den Statuten kann festgehalten werden, was bei Stimmengleichheit geschieht oder was passiert, wenn nur ein Teil der Vorstandsmitglieder anwesend ist. In der Regel hat die Präsidentin, der Präsident bei Stimmengleichheit den Stichentscheid.

Vorstandsmitglieder arbeiten oft viel und unentgelltlich. Es ist daher wichtig, nicht nur die Mitglieder, sondern auch den Vorstand zu pflegen. Eine gute Sitzungs- und Anerkennungskultur kann unterstützend und motivierend sein.

Die Vorstandssitzung dient der Geschäftsführung des Vereins. Sie findet regelmässig und so oft wie nötig statt. Sie wird von der Präsidentin oder vom Präsidenten einberufen und geleitet. In der Regel liegt eine Traktandenliste vor und es ist klar, welche Themen diskutiert werden und welche Entscheidungen zu fällen sind. Die Beschlüsse werden protokolliert. An der Vorstandssitzung können auch weitere Personen teilnehmen, z. B. die Geschäftsleiterin oder der Sekretär. Diese haben allerdings kein Stimmrecht und dürfen nicht mitentscheiden, aber beratend an der Diskussion teilnehmen.

Vorstandsbeschlüsse können an einer Sitzung gefasst werden oder in Form eines Zirkularbeschlusses, bei dem alle Vorstandsmitglieder mit ihrer Unterschrift Zustimmung oder Ablehnung ausdrücken. Im Zeitalter der E-Mails wird die Unterschrift durch einen zustimmenden oder ablehnenden Satz oder entsprechende Kreuze ersetzt. Verlangt ein Vorstandsmitglied eine mündliche Diskussion, so muss diese gewährt werden. Zirkularbeschlüsse sind nur gültig, wenn die Statuten dies erlauben.

Zusammenarbeit heisst, Dinge zusammen zu machen: etwas erledigen, erreichen, bewirken. Jede Zusammenarbeit wird durch drei «Faktoren» bestimmt: Die einzelnen Individuen (ICH), die Gruppe (WIR) und das Thema, an welchem gearbeitet wird. In einer guten Zusammen-arbeit halten sich die drei Faktoren die Waage, keiner kommt zu kurz.

Es ist sehr hilfreich, wenn klar ist, wer wofür zuständig ist, d. h., wenn es eine klare Kompetenzregelung gibt. Das bewährt sich nicht nur für die Aufgabenverteilung im Vorstand und bei den Ressorts, sondern auch zwischen dem Vorstand und der Geschäftsstelle, dem Sekretariat oder dem Betrieb. Eine klare Kompetenzordnung beugt Konflikten vor.