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Präsidentin, Präsident
Das wichtigste Vorstandsamt ist dasjenige der Präsidentin, des Präsidenten. Diese Person muss die Fäden in der Hand halten und dafür sorgen, dass der Vorstand arbeitsfähig ist und seine Aufgaben wahrnimmt. Aber sie muss keinesfalls alles selber tun. Sie hat die Übersicht über die laufenden Geschäfte und leitet die Vorstandssitzungen. Sie steht als Ansprechperson gegen aussen zur Verfügung und muss bei wichtigen Angelegenheiten den Verein vertreten. Gibt es eine Geschäftsstelle, ein Sekretariat oder einen Betrieb, so muss die Aufgabenteilung gegenüber der Öffentlichkeit gut abgesprochen werden. Die Präsidentin oder der Präsident wird von der Vereinsversammlung gewählt. Das Präsidium ist Teil des Gesamtvorstands, es ist in die Gesamtverantwortung eingebunden und hat nicht mehr Rechte als die anderen Vorstandsmitglieder.
Frage
Ich bin neu in den Vorstand eines Vereins gewählt worden, habe das Amt der Aktuarin übernommen und schreibe die Protokolle. Der Präsident verlangt nun, dass immer ein Parallelprotokoll geführt wird, das heisst, zur Sicherheit verfassen zwei Personen ein Protokoll. Ich finde den Aufwand übertrieben und sehe es als mangelndes Vertrauen an. Zudem genehmigen wir ja das Protokoll zu Beginn der Sitzung, damit allenfalls Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden können. Muss ich die Anweisung akzeptieren?
Antwort
Ihre Haltung verstehe ich voll und ganz. Folgende Anmerkungen dazu:
- Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.
- Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.
- Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.
