Mitgliederversammlung
Frage
Weil unser Verein etwas stagniert, haben wir im Vorstand Ausgaben für neue Flyer, Webauftritt und eine spezielle Aktion beschlossen und das Budget entsprechend erhöht. Wir sind überzeugt, dass der Verein sich diese ziemlich happigen Mehrausgaben leisten kann, aber wir wissen nicht, ob die Mitglieder das auch so sehen.
Wie gehe ich als Versammlungsleiterin vor, wenn das Budget an der Mitgliederversammlung abgelehnt wird?
Antwort
Da es in Ihrem Verein in der Kompetenz der Mitgliederversammlung liegt, dass Budget zu genehmigen, muss der Vorstand resp. die Versammlungsleiterin sich gut vorbereiten und gut argumentieren. Wichtig ist zudem, dass der ganze Vorstand hinter dem Vorschlag steht, und die Zahlen transparent gemacht werden, so dass die Mitglieder diese nachvollziehen können. Hilfreich ist auch, eine längerfristige Finanzplanung zu präsentieren.
Zum vorgeschlagenen Budget können die Mitglieder Änderungsanträge machen; es geht nicht um alles oder nichts. Falls das Budget gefährdet scheint, kann die Versammlungsleiterin die Mitglieder oder einzelne Votanten auffordern, gezielte Streichungsanträge zu machen oder nötigenfalls selber (verschmerzbare) Reduktionen vorschlagen.
Ansonsten sind die demokratischen Spielregeln des Vereins zu beachten.
Frage
Wir möchten gerne neue Mitglieder für unseren Verein interessieren. Nun haben wir die Idee, unsere nächste Mitgliederversammlung öffentlich zu machen und dazu Interessierte und Medienleute einzuladen. Dürfen wir die Mitgliederversammlung für Nichtmitglieder öffnen?
Antwort
Es gibt dazu keine rechtlichen Vorschriften, ausser Ihre Statuten oder Reglemente regeln etwas.
Ansonsten ist der Verein frei, auch Nichtmitglieder einzuladen. Das kann durchaus sinnvoll sein. Potenzielle Mitglieder, Angehörige, Vertretungen von Behörden oder Geldgebern, Fachleute, Medienschaffende - sie alle können als Gäste eingeladen werden. Es empfiehlt sich, den Gästen zugewiesene Plätze anzubieten, damit klar ist, wer abstimmen darf und wer nicht.
Für derartige Einladungen sollte die Veranstaltung für die Gäste genügend attraktiv und von inhaltlicher Bedeutung sein. Niemand will sich bloss die statuarischen Vereinsgeschäfte anhören. Eine Einladung mit ineressantem, abwechslungsreichem Programm hilft. Und selbstverständlich heissen sie die Gäste an der Versammlung speziell willkommen.
Frage
An unserer letzten Mitgliederversammlung waren von den 120 Mitgliedern neben dem fünfköpfigen Vorstand nur vier Mitglieder anwesend. Sind die wichtigen Beschlüsse, die in der Versammlung gefällt wurden, trotzdem gültig?
Antwort
Ja, die Beschlüsse sind gültig. Nur wenn die Statuten des Vereins eine Mindestzahl von anwesenden stimmberechtigten Mitgliedern vorschreiben (Anwesenheitsquorum), wäre die Versammlung nicht beschlussfähig gewesen.
Auch wenn die wichtigen Entscheide nur von wenigen Personen gefällt wurden, haben sich alle Mitglieder und der Vorstand an die Beschlüsse zu halten. „Les absents ont toujours tort“ gilt in diesem Fall. Gemäss Art. 75 ZGB kann jedes Mitglied, das nicht zugestimmt hat (auch Abwesende), Beschlüsse, die das Gesetz oder die Statuten verletzen, innert Monatsfrist nach Kenntnisnahme beim Gericht anfechten.
Frage
Unser Chor hat für das anstehende Jubiläum die Herausgabe einer Broschüre geplant und dafür von der Mitgliederversammlung 500 Franken bewilligen lassen. Nun stellt sich aber heraus, dass die Kosten völlig unterschätzt wurden. Müssen wir die Mitglieder nochmals über einen höheren Betrag abstimmen lassen?
Antwort
Mit einer erneuten Abstimmung an einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung ist der Vorstand auf der sicheren Seite. Ob die ordentliche Mitgliederversammlung bei der Präsentation der Rechnung eine entsprechende Kostenüberschreitung goutieren würde, können Sie selber besser beurteilen. So der so, der Vorstand ist gut beraten, die Mitglieder rechtzeitig und transparent zu informieren.
Frage
Unser Verein hat in allen Unterlagen den Begriff Vereinsversammlung eingeführt. Ein Mitglied hat sich nun beschwert, es müsse Generalversammlung heissen. Was stimmt?
Antwort
Der Begriff Generalversammlung wird tatsächlich häufig anstelle der Mitglieder- oder Vereinsversammlung verwendet. Im Vereinsrecht kommt er nicht vor, dort ist von der Vereinsversammlung und von der Versammlung der Mitglieder die Rede. Das ZGB (Zivilgesetzbuch) regelt in den Artikeln 64 - 69 die Organisation des Vereins unter dem Titel I. Vereinsversammlung. Auf Französisch heisst es allerdings auch im code civil assemblée générale.
Der Begriff Generalversammlung kommt im OR (Obligationenrecht) im Zusammenhang mit Aktiengesellschaften und Genossenschaften vor. Während ein Verein Personen-orientiert ist, auch in der Mitgliederversammlung, versammelt die Aktiengesellschaft in der Generalversammlung das Kapital (Aktionäre).
Statuten, die den Begriff Generalversammlung enthalten, sind deswegen aber nicht ungültig.
Frage
Stimmt es, dass über den Revisionsbericht nicht abgestimmt werden soll? Ist es richtig, nach der Genehmigung des Jahresberichts über den Revisionsbericht und anschliessend über die Jahresrechnung abzustimmen?
Antwort
Der Revisionsbericht wird von einer unabhängigen Person oder Stelle verfasst. Er empfiehlt Annahme oder Ablehnung der Rechnung und enthält allenfalls weitere Empfehlungen.
Über den Revisionsbericht wird nicht abgestimmt; er dient den Mitgliedern zur Meinungsfindung betreffend der Jahresrechnung. Falls die Mitglieder mit der Arbeit der Revisionstelle nicht zufrieden sind, können sie diese abwählen und jemand anders vorschlagen.
Frage
Soll der Jahresbeitrag/Mitgliederbeitrag in die Traktanden der Mitgliederversammlung aufgenommen werden, auch wenn er gleich bleibt?
Antwort
Die Höhe des Mitgliederbeitrags wird in der Regel von der Mitgliederversammlung bestimmt. Ist der genaue Betrag in den Statuten festgelegt, kann eine Erhöhung oder Herabsetzung nur mittels einer Statutenänderung vorgenommen werden. In diesem Fall muss das Geschäft nur bei einem entsprechenden Antrag des Vorstands oder eines Mitglieds in die Traktanden aufgenommen werden.
Ist die Beitragshöhe nicht in den Statuten festgelegt, gehört deren Festsetzung zu den ordentlichen Geschäften der Mitgliederversammlung. Es empfiehlt sich in diesem Fall, das Traktandum „Mitgliederbeitrag" jährlich aufzunehmen. Der Vorstand kann dann z.B. beantragen, die Höhe beizubehalten, die Mitglieder können jedoch Gegenanträge stellen.
Frage
Darf der Verein nur aus Vorstandsmitgliedern bestehen?
Antwort
Auch ein Verein ohne weitere Mitglieder ausser den Vorstandsmitgliedern ist legitim. Die Vereinsversammlung besteht in diesem Fall aus den Vorstandsmitgliedern. Wichtig ist, dass auch ein sog. “Vorstandsverein" die vereinsrechtlichen Vorgaben einhält: Vereinsversammlung einberufen, Wahlen durchführen, demokratische Prozesse einhalten, Ausstandspflichten beachten etc. Für einen „Vorstandsverein“ ist es besonders wichtig, für die Rechnungsprüfung 1-2 Revisor/innen zu wählen – als Kontrolle und Absicherung für den Vorstand, da dieser sich nicht selber entlasten kann. Die Statuten können festhalten, dass der Vorstand über die Aufnahme der Mitglieder entscheidet. Damit bestimmt der Vorstand, ob weitere Mitglieder aufgenommen werden oder ob es beim „Vorstandsverein“ bleibt.
Frage
Was muss beachtet werden, wenn ein Verein seine Statuten ändern will?
Antwort
Ein Verein will sich einen neuen Zweck geben oder einen neuen Namen oder neu auch Gönnermitglieder gewinnen. Derartige Neuerungen erfordern eine Änderung der Vereinsstatuten.
Für die Revision der Statuten ist die Mitgliederversammlung zuständig, evtl. mit qualifiziertem Mehr der Stimmenden. Für wichtige Statutenänderungen, die kontroverse Debatten voraussehen lassen, empfiehlt sich die Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung mit diesem einzigen Thema. Der Vorstand stellt den Mitgliedern die Änderungsvorschläge mit der Einladung innert der in den Statuten festgesetzten Frist zu. Bei Totalrevision oder grösseren Änderungen ist eine synoptische Darstellung zweckmässig (der geltende wird dem neuen Text gegenübergestelt).
An der Mitgliederversammlung werden die zu revidierenden Bestimmungen einzeln zur Diskussion gestellt. Am Schluss erfolgt eine Gesamtabstimmung. Änderungen des Namens und des Vereinszweckes sind nach der Mitgliederversammlung mit dem Protokoll auch den abwesenden Mitgliedern mitzuteilen. Ist ein Mitglied mit der Zweckänderung nicht einverstanden, kann es nach Art. 74 ZGB seinen Austritt erklären. Ist der Verein im Handelsregister eingetragen, müssen Namens- und Zweckänderungen gemeldet werden. Es ist ratsam, auch die wichtigsten Geldgeber bereits vor dem Versand des nächsten Jahresberichts zu informieren.
Frage
Unsere Mitglieder leben über die ganze Schweiz und das nahe Ausland verteilt, eine Anreise zur Versammlung ist für viele nicht möglich. Dürfen wir diese auch online durchführen?
Antwort
Mitglieder haben das Recht, an der Versammlung und an den Abstimmungen und Wahlen inkl. den dazugehörigen Debatten teilzunehmen. Wenn ein Schweizer Verein Mitglieder mit ausländischem Wohnsitz hat, muss er daher sicherstellen, dass sie von ihrem Recht Gebrauch machen können. Als Ergänzung oder Ersatzform für die physische Versammlung kann diese per Online-Konferenzsaal (z.B. via Skype, Facetime o.ä.) oder per Live-Stream von der Versammlung mit Chat für die Diskussion und Abstimmung durchgeführt werden. Dies ist zulässig, sofern alle Mitglieder rechtzeitig informiert werden, Zugang zum Internet haben und die nötigen Unterlagen und Zugangsdaten erhalten. Auch müssen die Statuten die Online-Ersatzform gestatten.
Frage
Nächste Woche findet unsere Mitgliederversammlung statt. Nun ist ein Antrag eines Mitglieds nach der statutarischen Frist eingetroffen. Das Mitglied stellt den Antrag, den Mitgliederbeitrag wie bisher zu belassen. Der Vorstand stellt hingegen den Antrag, den Mitgliederbeitrag zu erhöhen. Müssen wir den Antrag des Mitglieds vorlegen?
Antwort
Da das Geschäft «Mitgliederbeitrag» traktandiert ist, handelt es sich beim eingereichten Antrag um einen Antrag zu einem Traktandum. Die Einladungsfrist gilt nur für Anträge im Sinne eines Traktandierungsantrags, das heisst für ein (weiteres) Geschäft, das auf die Traktandenliste gesetzt werden soll.
Der von Ihnen genannte Antrag muss also vorgelegt und zur Abstimmung gebracht werden. Es muss einem Mitglied auch möglich sein, an der Versammlung selber noch einen Antrag (zu einem vorgesehenen Traktandum) einzubringen. Das erst macht eine demokratische Diskussion und Meinungsfindung an der Vereinsversammlung möglich.
Frage
Für die Mitgliederversammlung muss bekanntlich ein Jahresbericht erstellt werden. Gibt es eine Vorschrift betreffend Länge bzw. Inhalt?
Antwort
Der Jahresbericht hat den Zweck, die Mitglieder und allenfalls eine weitere Öffentlichkeit über die wichtigen Ereignisse des Geschäftsjahres zu orientieren. Es gibt keine Mengenvorschrift. Der Inhalt ist jedoch definiert durch den Zweck: Die Mitglieder sollen entscheiden können, ob der Vorstand die Geschäfte des Vereins im Sinne des Zweckes wahrnimmt. Er dient als Grundlage für die Décharge-Erteilung (Entlastung) und muss entsprechend verfasst sein: Er soll also Schwerpunkte der Tätigkeit abbilden, Auskunft geben über die Zielerreichung, wichtige personelle Wechsel, die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen etc. Nicht zuletzt bildet der Jahresbericht auch die Grundlage für die Wiederwahl des Vorstandes: War er aktiv zugunsten des Vereins oder nicht? Der Jahresbericht ist also mehr als nur eine mühsame Pflicht, er hat den Charakter eines Rechenschaftsberichts und ist entsprechend ernst zu nehmen. Gleichzeitig ist es häufig auch eine "Visitenkarte" des Vereins.
