Einladung zur Vereinsversammlung
Frage
In unseren Statuten steht, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung schriftlich erfolgt. Können wir die Einladung auch per E-Mail versenden?
Antwort
Für die Einberufung geiner Mitgliederversammlung emäss Art. 64 ZGB sind die Statuten und/oder allenfalls eine bestimmte Vereinsübung zu beachten. Erfolgte die Einladung bis anhin briefllich, kann eine plötzlicher Wechsel auf E-Mail unter Umständen angefochten werden, wenn die Einladung nicht alle Mitglieder erreicht. Massgebend ist, dass alle Teilnahmeberechtigten nach Treu und Glauben von der Einberufung Kenntnis nehmen können, und zwar rechtzeitig für eine effektive Teilnahme.
Es empfiehlt sich daher, die Form der Einberufung in den Statuten genau zu formulieren. Dabei sind verschiedene Einberufungsarten möglich: briefliche Einberufung, Einberufung per E-Mail, Aushang im Vereinskasten, Publikation in der Zeitung oder im Vereinsorgan etc.
Für die Ausübung des Antragrechts schreibt das Gesetz keine Form vor, auch nicht für die Beantragung einer ausserordentlichen Vereinsversammlung. Sofern die Statuten nichts anderes regeln, sind für Anträge daher auch andere Mittel zulässig: E-Mail, Telefon usw.
Frage
Wir möchten gerne neue Mitglieder für unseren Verein interessieren. Nun haben wir die Idee, unsere nächste Mitgliederversammlung öffentlich zu machen und dazu Interessierte und Medienleute einzuladen. Dürfen wir die Mitgliederversammlung für Nichtmitglieder öffnen?
Antwort
Es gibt dazu keine rechtlichen Vorschriften, ausser Ihre Statuten oder Reglemente regeln etwas.
Ansonsten ist der Verein frei, auch Nichtmitglieder einzuladen. Das kann durchaus sinnvoll sein. Potenzielle Mitglieder, Angehörige, Vertretungen von Behörden oder Geldgebern, Fachleute, Medienschaffende - sie alle können als Gäste eingeladen werden. Es empfiehlt sich, den Gästen zugewiesene Plätze anzubieten, damit klar ist, wer abstimmen darf und wer nicht.
Für derartige Einladungen sollte die Veranstaltung für die Gäste genügend attraktiv und von inhaltlicher Bedeutung sein. Niemand will sich bloss die statuarischen Vereinsgeschäfte anhören. Eine Einladung mit ineressantem, abwechslungsreichem Programm hilft. Und selbstverständlich heissen sie die Gäste an der Versammlung speziell willkommen.
Frage
In unseren Stauten steht nicht, wann das Protokoll der Vereinsversammlung verschickt werden muss. Reicht es, dieses der nächsten Einladung zur Vereinsversammlung beizulegen oder sollte es möglichst zeitnah nach der Versammlung verschickt werden?
Antwort
Im Gesetz ist der Versand von Protokollen nicht geregelt. Falls die Statuten dazu nichts bestimmen und keine langjährige, sinnvolle Gewohnheit bereits besteht, kann der Vorstand den Versand nach Gutdünken handhaben.
Vorteil eines zeitnahmen Versandes ist, dass die Mitglieder - vor allem auch die Abwesenden - rechtzeitig Kenntnis von den Beschlüssen erhalten. Muss das Protokoll von der Vereinsversammlung genehmigt werden , wird es als "Protokollentwurf" bezeichnet. Mit einem zeitnahen Versand nach der Genehmigung durch der Vorstand können die Mitglieder aufgefordert werden, allfällige Beanstandungen anzubringen. Der Vorstand bringt dann - falls nötig - eine bereinigte Fassung an der nächsten Versammlung zur Abstimmung. Gemäss Art. 75 ZGB kann ein Mitglied Beschlüsse, die gegen das Gesetz oder die Statuten verstossen, binnen Monatsfrist nach Erhalt des Protokolls beim Gericht anfechten. Auch deshalb macht ein frühzeitiger Versand Sinn. Anderfalls könnte nach einem Jahr noch eine Klage erfolgen .
Erfolgt die Einladung per E-Mail, kann das Protokoll als zusätzliches Dokument angehängt werden. Hat der Verein auf seiner Website einen internen Bereich, kann das Dokument dort abgelegt und die Mitglieder entsprechend informiert werden.
Fazit:
- Das Protokoll dient der Information der Mtglieder, was für eine zeitnahe Zustellung spricht.
- Damit die Mitglieder das Protokoll an der Vereinsversammlung genehmigen können, müssen sie deren Wortlaut kennen, was für eine (nochmalige) Zustellung des Protokolls mit der Einladung spricht.
- Um Papier zu sparen, empfiehlt es sich, elektronische Möglichkeiten zu nutzen. Dabei ist allerdings auf nicht elektronisch vernetzte Mitglieder Rücksicht zu nehmen.
- Das Protokoll wird in der Regl vom Verfasser/von der Verfasserin und der Präsidentin/dem Präsidenten unterzeichnet.
- Der Vorstand kann auch mittels eines entsprechenden Antrags an die Mitgliederversammlung den Versand von Protokollen regeln. Damit kann er den Wünschen der Mitgliedern entgegenkommen. Dafür braucht es keine statuarische Bestimmung, ein protokollierter Beschluss der Versammlung genügt.
Frage
Nächste Woche findet unsere Mitgliederversammlung statt. Nun ist ein Antrag eines Mitglieds nach der statutarischen Frist eingetroffen. Das Mitglied stellt den Antrag, den Mitgliederbeitrag wie bisher zu belassen. Der Vorstand stellt hingegen den Antrag, den Mitgliederbeitrag zu erhöhen. Müssen wir den Antrag des Mitglieds vorlegen?
Antwort
Da das Geschäft «Mitgliederbeitrag» traktandiert ist, handelt es sich beim eingereichten Antrag um einen Antrag zu einem Traktandum. Die Einladungsfrist gilt nur für Anträge im Sinne eines Traktandierungsantrags, das heisst für ein (weiteres) Geschäft, das auf die Traktandenliste gesetzt werden soll.
Der von Ihnen genannte Antrag muss also vorgelegt und zur Abstimmung gebracht werden. Es muss einem Mitglied auch möglich sein, an der Versammlung selber noch einen Antrag (zu einem vorgesehenen Traktandum) einzubringen. Das erst macht eine demokratische Diskussion und Meinungsfindung an der Vereinsversammlung möglich.
