Archiv
Frage
Unser Verein arbeitet mit Freiwilligen in der ganzen Schweiz. Für den Verein rechnen sie Reisespesen ab. Für die Abwicklung der Rückerstattung ist es am einfachsten, wenn sie dem Verein die Tickets per Email schicken. Müssen Belege (Fahrkosten etc.) im Original gesammelt werden? Oder ist es erlaubt, einen Originalbeleg, z.B. ein Papier-Zugticket, einzuscannen und elektronisch als PDF abzulegen?
Antwort
Geschäftliche Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören auch Belege in der Buchhaltung. Grundsätzlich ist ein elektronischer Beleg zulässig, er muss während 10 Jahren gelesen werden können. Wenn die Belege als PDF abgespeichert sind, ist davon auszugehen, dass sie auch in Zukunft gelesen werden können. Dabei ist die Datensicherung wichtig.
Frage
Wir sind daran, einen Verein zu gründen, der eine neue Sportart in der Gemeinde lancieren will. Können wir in den Statuten schreiben, dass bei einer Auflösung des Vereins der Liquidationserlös zur Verwaltung an die Gemeinde übergeben wird? (Falls ein neuer Verein mit den gleichen Zielen gegründet wird.) Soll im Auflösungsartikel stehen, dass die Vereinsakten der Gemeinde zur Archivierung übergeben werden?
Antwort
Grundsätzlich sollten die Statuten keine Bestimmungen enthalten, welche auch Dritte betreffen, wenn diese nicht ausdrücklich mit einer solchen Regelung einverstanden sind. Konkret heisst das, dass der Verein sich bei der Gemeinde erkundigen muss, ob sie einverstanden ist, das Geld zu verwalten und die Vereinsakten zu archivieren.
